Deixar a equipe a par das metas e por dentro do que se espera dela pode garantir um alto comprometimento dos colaboradores

O momento de reunir a equipe para discussão ou troca de ideias é um hábito que pode ser bastante proveitoso para a organização, independente da área de atuação da empresa. Isso porque deixar a equipe a par das metas e por dentro do que se espera dela pode garantir um alto comprometimento dos colaboradores.

Porém, em muitas organizações, as reuniões ainda são consideradas perda de tempo, por não terem o resultado desejado pela equipe de gestão. Com certeza você deve se identificar com isso: uma reunião que toma horas do dia e ao final a pergunta: afinal, qual foi o propósito disso?

É importante salientar que, como toda aplicação organizacional, é preciso que reuniões produtivas se tornem um hábito. É equivocado o pensamento de que “para termos boas reuniões, precisamos das reuniões ruins.” Esse pensamento conforma-se com a improdutividade, e é bastante prejudicial quando pensamos em resultados dentro da organização.

Entender as reuniões como um hábito evita as chamadas “reuniões de descarrego”, na qual a equipe é convocada somente quando um problema grave acontece. Esse tipo de encontro causa pouca adesão e pode ter consequências prejudiciais para a organização, como a desunião da equipe na busca de apontar culpados, por exemplo. 

Então o que se deve levar em conta para fazer uma boa reunião? Abaixo falaremos sobre algumas coisas a considerar para se ter reuniões produtivas na sua empresa.

Custo-benefício

A primeira consideração a respeito das reuniões, e que pode ser um bom motivador para se aprender a fazer reuniões eficazes, diz respeito ao custo. É caro para uma organização desperdiçar tempo em debates que não tem resultado efetivo. O custo nesse caso pode ser de duas formas: no desgaste emocional e motivacional dos participantes e no chamado custo de oportunidade, que se refere às atividades que poderiam estar sendo efetivamente desempenhadas ao invés de se fazer uma reunião sem propósito.

Por outro lado, uma reunião efetiva traz inúmeros benefícios. Entre os principais estão a ajuda na tomada de decisão, a motivação e fortalecimento dos laços de compromisso, a obtenção de feedback e o apontamento de mudanças, seja de comportamento ou de operação. É um momento também de reconciliar conflitos e promover a análise de problemas por toda a equipe. Isso gera um senso de trabalho em torno do mesmo objetivo, o que nos leva a um dos principais pontos da reunião, do qual falaremos no próximo tópico.

Pauta

A pauta é um dos pontos mais importantes da reunião, já que ela define o que deve ser tratado e o que se espera da equipe ao final do encontro. Nela devem ser definidos os assuntos a serem discutidos e os problemas a serem solucionados com a ajuda da equipe. É importante evitar utilizar o espaço da reunião com feedback individual negativo, que pode desmotivar os participantes. O feedback positivo nesse momento, porém, pode surtir um bom efeito entre os colaboradores.

Um hábito que reforça a utilidade da pauta é apresentar cada um dos tópicos a serem discutidos no início da reunião, se possível colocados em um quadro para melhor visualização. Dessa forma, a equipe é estimulada a pensar individualmente sobre cada uma das coisas apresentadas e dar o seu parecer para resolver o problema ou alcançar o objetivo proposto. 

É importante que os tópicos da pauta sejam específicos e atingíveis. Por exemplo: ao invés de falar sobre redução de custo operacional, você pode falar sobre a redução em x% do tempo para executar determinada tarefa. Isso causa um senso de utilidade no tópico, demonstrando que é possível atingir os objetivos propostos por meio de medidas reais no cotidiano.

Planejamento

O planejamento da reunião é muitas vezes confundido com a pauta, mas tem diferenças fundamentais. Enquanto a pauta se refere aos tópicos que deverão ser discutidos, o planejamento diz respeito às pessoas que participarão da reunião e ao tempo empregado nessa atividade. Aqui também deve se ter em mente o horário da reunião: É mais interessante se reunir no início do dia, com a equipe descansada? Ou ao final do dia, com a possibilidade de exemplificar a pauta no dia trabalhado?

É importante também que o planejamento do tempo não seja inutilizado, devendo ser seguido de acordo com o que foi proposto. As reuniões devem ter horário de início e horário de fim, e deve-se estimular a pontualidade de todos os participantes. O hábito da pontualidade na reunião pode ser determinante para a efetividade do encontro.

Conclusão da reunião

A conclusão da reunião é o ponto chave para materializar a efetividade dela. Essa conclusão vai muito além do simples encerramento formal do encontro. 

Concluir uma reunião significa recapitular o que foi discutido e resumir as ações que deverão ser tomadas, atribuindo funções às pessoas corretas. Aqui também podem ser levantados os tópicos para a próxima reunião, como a mensuração futura dos resultados de determinada ação que tenha sido decidida, por exemplo. Isso também fortalece o compromisso da equipe com os resultados esperados, levantados pela reunião.