TMS ou Transportation Management System é um software que gerencia a movimentação de cargas fora das unidades de armazenagem. Quando fazemos a tradução para o português isso fica bem claro: Sistema de Gerenciamento de Transporte. Um software que trabalha interligado a outros (como o WMS, que gerencia armazéns, e o ERP, que cuida da empresa na totalidade) visando facilitar a vida dos gestores, fornecendo informações em tempo real (dependendo dos recursos tecnológicos utilizados) e melhorando o desempenho em produtividade e qualidade. Com ele é possível planejar, monitorar e otimizar as operações de transporte em seus aspectos operacionais e administrativos.
O investimento varia conforme os módulos independentes que serão adquiridos pelo empreendedor, garantindo a customização do programa segundo as necessidades da empresa.
Mas apesar da possibilidade de customização singular, existem tipos de TMS já pré-definidos conforme a classificação da empresa, que pode ser uma embarcadora, uma transportadora ou uma operadora logística.
Se for uma embarcadora, ou seja, uma empresa que usa a frota de terceiros para movimentar suas cargas, o Transportation Management System ajuda a desenvolver as seguintes tarefas:
- Contratação do frete;
- Emissão de documentos relacionados ao transporte;
- Evitar o pagamento de taxas indevidas ou calculadas incorretamente, lembrando que além do frete propriamente dito, existem vários outros componentes no custo do transporte (seguro, taxas, pedágio, insumos, etc.) que tornam o cálculo bastante complexo;
- Controlar os impostos incidentes sobre os serviços de transportes e os seus respectivos créditos que podem ser recuperados em outras operações;
- Acompanhamento da performance (KPIs) das transportadoras contratadas;
- Análise de dados e indicadores para tomada de decisão;
- Garantir que os serviços são executados pelos fornecedores nas condições (preços e prazos) combinadas;
- Prestar informações precisas aos clientes internos e externos a respeito do trânsito das mercadorias;
- Integração com os sistemas das transportadoras parceiras.
Mas se estivermos falando de uma transportadora, uma empresa cujo foco é movimentar as cargas dos clientes, aí o TMS desempenha outras funções, segundo o site tecnovia.com.br:
- “Controle das tabelas de frete de cada cliente;
- Alocação, planejamento e monitoramento dos serviços dos veículos;
- Controle dos carregamentos e descarregamentos dos veículos;
- Emissão de documentos fiscais de transporte (CT-e, NF-e, MDF-e, etc);
- Controle de ocorrências, pendências, sinistros, indenizações, etc.;
- Controle da manutenção da frota de veículos;
- Cálculo e pagamento para motoristas/veículos terceirizados;
- Faturamento e cobrança dos clientes;
- Relatórios fiscais, contábeis e gerenciais”.
Já um operador logístico (empresa que realiza os trabalhos de aquisição, armazenamento, transporte e distribuição de forma terceirizada para seus clientes) deve adquirir um TMS que consiga cumprir todas as ações descritas anteriormente neste texto. Afinal, em algumas operações essa empresa atuará como embarcadora e em outras como transportadora. Além disso, o software deve ser capaz de:
- demonstrar a rentabilidade de cada trabalho;
- lidar com múltiplos modais (rodoviário, ferroviário, marítimo, fluvial e aéreo) em uma mesma operação;
- e ainda de produzir relatórios gerenciais para os contratantes.
Ah! É claro que empresas que realizam, elas mesmas, o transporte de suas mercadorias também podem comprar um TMS. Nesse caso o programa realizará as operações de uma transportadora, mas com um único cliente, a qual é a proprietária dos bens movimentados.
Segundo o site Maplink Global, o Transportation Management System oferece vantagens que justificam o investimento no programa:
- Redução de custos nas operações — a principal vantagem da utilização desse tipo de software é a possibilidade da redução de custos operacionais, uma vez que ele permite visualizar e controlar todos os gastos envolvidos na gestão de transporte e monitoramento do serviço, estabelecendo metas conforme as necessidades;
- Cuidados preventivos em relação à frota — conforme relatórios feitos pelos motoristas e o conhecimento dos veículos é possível prever problemas mecânicos ou elétricos nos veículos a partir de informações detalhadas e de fácil acesso, executando a manutenção preventiva;
- Modernização da gestão de transportes — trata-se de um diferencial competitivo no mercado, uma vez que estar atualizado e recorrer a tecnologias que permitam maior desempenho e produtividade pode ser fator decisivo para se destacar da concorrência;
- Automatização dos processos — o software consegue fornecer informações em tempo real de todo o processo, permitindo maior agilidade e, consequentemente, maior produtividade;
- Possibilidade de integração com outros softwares — o TMS é compatível com outros softwares de gerenciamento, como o WMS e o ERP;
- Melhora nos índices de produtividade — isso ocorre devido ao melhor gerenciamento de tempo e recursos por conta da automatização dos processos;
- Redução da incidência de erros — a automação dos processos reduz os riscos de erros por falha humana;
- Desenvolvimento de uma equipe mais produtiva — a tecnologia não substitui as pessoas. Os seres humanos são insubstituíveis. Com a ajuda do TMS e outros tipos de sistemas, os colaboradores deixam de realizar tarefas repetitivas para se dedicarem a ações estratégicas, voltadas para o crescimento da companhia;
- Maior segurança na gestão e troca de informações — o programa permite o acompanhamento de todo o processo por meio de dados gerados em tempo real, o que contribui para uma tomada de decisão mais eficiente;
- Aprimoramento dos resultados de forma geral — graças a todos os benefícios já citados, obtêm-se melhor desempenho em todo o processo de transporte, o que consequentemente gera melhores resultados.
E quando o empresário deve investir em um TMS? A resposta parece simples, mas não é. No momento em que o trabalho realizado manualmente já não atende mais as necessidades da corporação. Cada gestor vai saber que ponto é esse.
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