O objetivo principal do 5S é criar um ambiente favorável ao desenvolvimento efetivo dos processos empresariais
Durante o período da Pós-Guerra, o Japão precisava imediatamente se reestruturar economicamente. Essa não seria uma tarefa fácil, devido à escassez de matéria-prima no país e à inferioridade de seus produtos, se comparados com os produtos europeus e americanos nessa época.
A alternativa econômica encontrada foi investir diretamente nos modelos de produção, o que deu origem aos chamados Programas de Qualidade. Estes eram, basicamente, intervenções na produção, para verificação, facilitação de processos e resolução de problemas.
O resultado da aplicação dos Programas de Qualidade foi surpreendente, colocando o Japão no mapa da economia mundial. Com os Programas, a qualidade dos produtos japoneses aumentou consideravelmente, sem aumento significativo no custo de produção, tornando-os altamente competitivos no mercado internacional dos anos 70.
Um fator que foi fundamental para a efetividade dos programas foi o modelo de organização 5S. Esse modelo impacta diretamente na produtividade e segurança do ambiente de trabalho, pois explora a dimensão física, a dimensão intelectual e a dimensão social da organização. O objetivo principal do 5S é criar um ambiente favorável ao desenvolvimento efetivo dos processos empresariais.
5S e seu significado
O 5S tem como origem as 5 palavras japonesas, iniciadas com S, que simbolizam os princípios fundamentais da organização do ambiente: Seiri (Utilização), Seiton (Ordenação), Seiso (Limpeza), Seiketsu (Higiene) e Shitsuke (Autodisciplina). Abaixo detalharemos melhor cada um deles.
- Seiri – Utilização
Deixar disponível no ambiente de trabalho apenas o que é necessário para o seu desenvolvimento. Consiste basicamente em utilizar os recursos disponíveis com bom senso, identificando ferramentas, materiais, equipamentos e dados indispensáveis ao trabalho, e eliminar ou dar destino adequado ao que for desnecessário. Esse senso também se estende às tarefas ou procedimentos essenciais e dispensáveis, que devem ser identificados e separados no processo de trabalho.
O hábito de guardar coisas é natural do ser humano, e geralmente encontramos barreiras mentais para descartar algo. Há algumas formas de se quebrar essas barreiras, entre elas duas muito simples: A primeira é criar o hábito de separar periodicamente o que é útil do que é inútil, promovendo um dia de organização geral. A segunda forma é viabilizar o compartilhamento de recursos entre as equipes, o que gera um senso maior de responsabilidade sobre o que é útil ou não no ambiente de trabalho.
- Seiton – Ordenação
Desenvolve-se o arranjo físico e sistemático para a funcionalidade do local de trabalho, organizando-o de modo a deixá-lo mais prático para o desenvolvimento das atividades. Isso consiste basicamente em dispor os recursos visando facilitar o fluxo de pessoas, informações e materiais, além de definir locais apropriados para cada coisa, de modo que o acesso a elas seja facilitado. O Seiso é nada mais que um otimizador da área de trabalho.
Nesse ponto é preciso que a equipe crie hábitos de organização, como manter as ferramentas e recursos em local de fácil acesso, sempre retornando-os a esse local após a utilização. O senso de ordenação também pode ser facilitado com a aplicação de um dos vários métodos de gestão de estoque, dos quais já falamos aqui no nosso blog.
- Seiso – Limpeza
Manter limpo o ambiente de trabalho. A importância do Seiso está no fato de que a sujeira do ambiente não gera apenas danos à saúde e à integridade dos trabalhadores, mas também nos equipamentos, que podem sofrer com falhas ou defeitos. A filosofia principal deste senso não é necessariamente limpar o ambiente, mas evitar ao máximo sujá-lo.
O Seiso se estende também às informações e dados indispensáveis à realização do trabalho, que devem ser armazenados corretamente e constantemente atualizados. Isso evita que dados dispersos ou imprecisos afetem a tomada de decisões dentro da empresa.
- Seiketsu – Higiene
Saúde e integridade. O Seiketsu se baseia na ideia de manter o ambiente livre de agentes poluentes ou danosos à saúde física ou psicológica. Esse senso engloba a questão sanitária dos ambientes, a higiene pessoal dos trabalhadores e também as relações interpessoais, que devem ocorrer sem intrigas e de forma ética. O Seiketsu visa diminuir ou eliminar qualquer procedimento ou condição danosa à saúde da equipe e ao desenvolvimento do trabalho.
O Senso de Higiene também é fundamental para assegurar a manutenção dos 3S iniciais, por estimular a adesão e o comprometimento de todos em suas atividades. Uma forma de se atingir o Seiketsu é cuidando da saúde dos colaboradores com EPIs, exames periódicos e programas regulares de exercícios físicos.
- Shitsuke – Autodisciplina
Consiste na educação e no compromisso de manter os 4S anteriores em constante aplicação, moldando os hábitos das equipes ao novo modelo de estrutura. Isso gera um movimento cíclico de organização que se repete indefinidamente.
A implementação do Shitsuke é a mais trabalhosa de todas, por envolver mudança de comportamento. As formas de facilitar a adesão da equipe ao Senso de Autodisciplina envolvem os valores e visão da empresa, que devem ser compreendidos e compartilhados por toda a equipe. Esse comprometimento é essencial no sucesso da aplicação do 5S como um todo.
O Shitsuke também se refere ao emprego desta filosofia na vida pessoal e profissional, e sua consolidação na empresa determina que a mudança de valores está enraizada em toda a organização.