Para realizar todas essas operações com maestria é preciso mapear todas as fases, levantando dados e controlando cada uma delas através da tecnologia da informação

O setor de Logística envolve uma série de operações complexas e onerosas nas quais cuidamos do transporte e da armazenagem de uma infinidade de itens. Uma corrente de suprimentos que começa no fornecedor de matéria-prima, passando pela indústria de transformação e pelo comércio, tanto atacadista quanto varejista, até chegar ao consumidor final.

Gerenciar este conjunto de operações exige conhecimento, treino, tecnologia e recursos. No Brasil os custos com Logística consomem 12,37% do faturamento bruto das empresas. A informação é da Fundação Dom Cabral, a melhor escola de negócios da América Latina.

Conforme a jornalista Talitha Adde, em artigo publicado pelo site Nuvem Shop, a “gestão de operações e logística trata do controle da entrega de produtos (em quantidade e qualidade corretas) junto à utilização consciente de recursos (mão-de-obra, tempo e capital investido), sempre cumprindo os prazos estabelecidos”. Parece simples, mas não é.

Segundo o site Docu Sign a gestão de operações em Logística envolve basicamente três áreas:

• “Processamento de pedidos e informações — É o início das operações de logística, que se caracteriza por coletar, verificar e transmitir informações sobre as vendas efetuadas. Assim, é possível criar um planejamento adequado para atender às necessidades dos clientes.
• Gestão de estoque e armazenagem — Refere-se à atividade que busca alternativas para manter os produtos acabados disponíveis de forma prática, em locais que preservem a sua integridade e facilitem a sua distribuição com rapidez e segurança.
• Transporte — É o processo que garante a entrega dos pedidos. Com o intuito de otimizar o transporte das mercadorias, as empresas estão investindo em tecnologia da informação, que ajuda a melhorar o planejamento e monitoramento de rotas”.

Ainda usando a mesma fonte podemos dizer que “os componentes da logística estão interligados e são indispensáveis para o funcionamento adequado da operação na totalidade. Conheça, abaixo, as cinco etapas que fazem parte desse processo e como funcionam:

• recebimento de mercadorias: quando a mercadoria chega à unidade da companhia, devendo ser conferida e identificada para ser encaminhada para o estoque;
• armazenagem: quando as mercadorias são armazenadas em estoque, em um local seguro e qualificado. Os itens são organizados coerentemente, separados por categorias, fluxo de circulação e prazo de validade, por exemplo;
• separação: quando os produtos são preparados para entrega. Se as etapas anteriores forem bem executadas, a separação é otimizada;
• expedição: quando os produtos são enviados, o que exige equipamentos apropriados, documentação correta, além do controle sobre o volume do pacote a ser despachado;
• movimentação de cargas: quando as mercadorias são transportadas. Para tanto, é necessário que sejam manuseadas corretamente, o que requer equipamentos adequados e uma equipe treinada”.

Para realizar todas essas operações com maestria é preciso mapear todas as fases, levantando dados e controlando cada uma delas através da tecnologia da informação. É recomendável a compra de um WMS (Warehouse Management System) e de um TMS (Transportation Management System), programas de computador responsáveis pelo gerenciamento de unidades de armazenagem e da frota de veículos, respectivamente. Isso permitirá também implantar KPIs para mensurar o desempenho dos colaboradores, de cada etapa e do sistema na totalidade.

A especialista em Logística, Luciana Silva, num artigo publicado pelo site Check List Fácil, elencou 10 boas práticas para gerenciar com eficiências a Logística de Operações:

1. “Mapeie os pedidos — É imprescindível conhecer quais regiões o negócio atende, com qual frequência e intensidade. Assim, é possível compreender os produtos que possuem maior saída por período, em que existam mais vendas, por exemplo.  Assim, você consegue planejar pedidos com maior eficiência, além de organizar vendas e, portanto, o faturamento da empresa. Lembrando que o processo também envolve separação e embalagem, influenciando no cálculo de prazos.   
2. Organize o estoque — A organização de estoque é o que garante bons índices de produtividade e reduz desperdícios, avarias e perdas. E, consequentemente, equilibra os custos operacionais.  Essa etapa compreende:  
   • Armazenagem, por grupos e categorias de produtos;  
   • Sinalização;  
   • Identificação correta dos produtos;  
   • Realização de inventários periódicos. 

3. Alinhe o processo com fornecedores — Ao compartilhar e alinhar estratégias você terá maior controle sobre imprevistos, que costumam impactar fortemente o fluxo logístico, com processos de reposição e entrega de mercadorias afetados.  Sempre que implementar uma nova rotina, você deve avisar seus fornecedores. Do mesmo modo, solicite que, qualquer coisa fora do comum no que foi conversado entre as empresas, seja imediatamente alertado.   
4. Padronize os processos — Tão importante quanto o mapeamento de ações, é preciso definir métodos para que o fluxo logístico faça sentido. Isso significa eliminar gargalos produtivos e buscar melhorias no desenvolvimento das atividades.   
5. Automatize processos — A automação aprimora a realização de atividades, uma vez que o próprio sistema simplifica procedimentos e facilita a comunicação integrada entre setores.  Dessa maneira, garantindo maior agilidade, segurança e confiabilidade de informações — tudo que você precisa para extraí-las e analisá-las no fim do mês em relatórios específicos!  
6. Use checklists — Os checklists digitais nada mais são que listas automatizadas que você pode personalizar a depender da sua necessidade. Isso faz com que a gestão seja facilitada, uma vez que o sistema é alimentado com dados da operação organizadamente e padronizada.  Isso significa uma mão na roda na hora de controlar saída e entrada de matéria-prima e produtos, por exemplo. Além disso, auxilia na reposição de recursos e expedição de novos pedidos. O checklist digital também pode ser utilizado nas seguintes situações:  
   • Utilização de equipamentos — como empilhadeiras, por exemplo;  
   • Liberação de uma carga;  
   • Conferência dos documentos necessários;  
   • Acompanhamento da realização de um inventário. 

7. Monitore o transporte — O monitoramento de cargas é essencial para o gestor saber qual é o status de determinada carga. Tudo em tempo hábil para tomadas de decisão e criação de ações mais eficazes, assegurando que o prazo acordado será cumprido.  Contudo, o ideal é que o cliente também possa fazer esse acompanhamento pelo rastreamento de suas cargas. Dessa forma, é possível oferecer mais transparência e confiabilidade, aprimorando o relacionamento com os clientes.   
8. Acompanhe indicadores de performance — Percentuais de entregas e coletas realizadas no prazo, tempo de ciclo perdido, índice de devoluções e avarias no transporte e custo de armazenagem são bons KPIs para acompanhar.   
9. Fique de olho na satisfação do cliente — Por meio desse indicador é possível fazer uma análise ainda mais profunda e avaliar os principais gargalos que fazem com que os índices não sejam satisfatórios.   
10. Busque melhorias — As melhorias contínuas são métodos de análises de processos que visam identificar falhas e encontrar soluções para eliminá-las ou minimizar os seus impactos. Entre as vantagens, estão:
    • Redução de desperdícios
    • Redução de custos operacionais;
    • Aumento dos níveis de produtividade;
    • Maior agilidade;
    • Mais qualidade.”

Cabe aqui mais uma sugestão: cuide bem dos seus funcionários. Procure caprichar no recrutamento, invista em treinamentos constantes, dê prêmios pelo bom desempenho e também procure ouvi-los. Eles precisam saber que são importantes para a empresa, assim como a empresa é importante para eles.

Todas essas medidas irão trazer diversos benefícios, como maior sinergia entre os diversos departamentos da empresa, fidelização do cliente, redução de custos totais e, é claro, aumento na margem de lucro.

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Fontes: Check List Fácil, Nuvem Shop, Docu Sign