Matriz GUT faz parte de um conjunto de mecanismos chamado Ferramentas da Qualidade
Já falamos em outra oportunidade sobre uma ótima ferramenta para identificação de problemas, que é o Diagrama de Ishikawa. Ele faz parte de um conjunto de mecanismos chamado Ferramentas da Qualidade, que são métodos para facilitar a gestão de processos de uma empresa.
Essas ferramentas e outras, apesar de serem diferentes entre si, não se anulam. Muito pelo contrário: os usos dessas ferramentas são complementares. E hoje falaremos de outra ferramenta valiosíssima para definir prioridade na resolução dos problemas: A Matriz de Priorização ou simplesmente Matriz GUT.
Origem
Essa ferramenta foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981, no livro O Administrador Racional. Nesse livro, os autores definem uma abordagem estratégica dos problemas e suas soluções, visando a agilidade na tomada de decisão dentro de uma empresa.
O propósito da criação era melhorar o fluxo de trabalho de empresas que tinham problemas complexos, como as grandes redes americanas e japonesas. Essa ferramenta, porém, pode ser aplicada também em situações cotidianas e rotineiras e não apenas no contexto empresarial, devido à sua facilidade de execução.
O que é a Matriz GUT
A sigla GUT significa nada mais que Gravidade Urgência Tendência, que são os três elementos para a classificação de um problema. É preciso que esses parâmetros estejam muito bem definidos para que a matriz se mostre efetiva.
Gravidade: Esse parâmetro analisa o impacto do problema caso esteja acontecendo ou venha a acontecer. Aqui se analisa o quão grave será para os envolvidos se esse problema vier a ter um desfecho negativo.
Urgência: Aqui analisamos o tempo disponível para a resolução de um problema, definindo que mais urgente é o que dispõe de menos tempo para uma ação de solução. Esse parâmetro também define o tempo de resolução de um problema, desde a primeira ação até a erradicação, considerando o processo todo dentro do tempo hábil para o resultado esperado.
Tendência: Esse parâmetro busca identificar a natureza do problema no sentido de evolução. Nele, analisamos o potencial de o problema se agravar perante a falta de solução ou de tomada de atitude a seu respeito.
Definidos esses parâmetros, basta aplicar a matriz, enumerando cada problema e definindo uma nota de acordo com esses parâmetros.
Aplicando a Matriz GUT
Agora, com os problemas identificados e os parâmetros ajustados, você deve atribuir uma nota de acordo com cada parâmetro. As notas variam de 1 a 5, e funcionam da seguinte maneira:
Gravidade: Uma nota mais próxima de 1 significa menos danos, enquanto uma mais próxima de 5 significa dano gravíssimo, até mesmo irreversível;
Urgência: Um número mais perto de 1 significa que o problema dispõe de mais tempo para tomada de ação ou resolução, e mais perto de 5 significa a necessidade de resolução imediata;
Tendência: Uma nota próxima de 1 quer dizer que o problema não tende a se agravar, mas se manterá igual, e uma nota mais perto de 5 significa que o problema pode evoluir rapidamente caso não seja tomada nenhuma medida a seu respeito.
Sabendo disso, basta fazer uma tabela com cada um dos problemas, definindo as numerações corretamente em cada coluna. Depois disso, basta fazer a multiplicação das notas, sendo GxUxT. O resultado dessa multiplicação dará a nota total de cada um dos problemas elencados.
Há situações em que acontecem empates de nota entre dois ou mais problemas. Nesse caso, basta definir cada um dos aspectos GUT de forma mais criteriosa, observando minuciosamente cada um deles. Assim é definido o ranking de prioridades para solução dos problemas.
Aplicação de outras ferramentas
Definidas as prioridades, você pode aplicar um método para análise das causas, como o próprio Diagrama de Ishikawa, ou outras metodologias, como um plano de ação de resolução dos problemas. Assim, você otimiza seu tempo e sua energia, avaliando qual ponto deve ser priorizado com relação aos outros.
